Administrative assistant supporting student and staff mobility funded by EU at Vrije Universiteit Brussel. Involves managing exchange programs, compliance, and communication with students.
About the role
- Part-time Office Coordinator ensuring smooth office operations and supporting the team in Bratislava. Engaging in administrative tasks, communication with suppliers, and team onboarding.
Responsibilities
- starať sa o to, aby veci okolo fungovali,
- byť organizovaný, spoľahlivý a mať rád poriadok v kancelárii rovnako ako v kalendári,
- mať chuť tráviť cca **15–20 hodín týždenne** v práci, ideálne pravidelne pár dní v týždni,
- komunikovať s dodávateľmi (kuriéri, upratovanie, servis, pošta, jedlo, pitie…),
- riešiť drobné pochôdzky a rezervácie, keď je potrebné niečo zariadiť „offline“.
- pomáhať s onboardingom, ktorý väčšinou prebieha v Prahe, ale raz za čas aj v Bratislave (pripraviť pracovné miesto, prístupy, welcome balíček),
- strážiť rezervácie zasadačiek,
- pomôcť s organizáciou meetingov a interných akcií.
- raz mesačne spoločné raňajky, All-Hands – od cateringu a zapojení TV až po praktické detaily okolo akcie.
- strážiť, aby prostredie v kancelárii bolo príjemné, funkčné a bezpečné – od drobných prevádzkových vecí až po komfort a servisné služby.
Requirements
- Dobrá organizácia a komunikácia – vedieť si zoradiť priority a nestratiť sa, ani keď riešiš viac vecí naraz.
- Základná skúsenosť s administratívou je plus, ale nie podmienka – väčšinu vecí ťa radi naučíme.
- Samostatnosť a proaktivita – vidíš, že niečo nefunguje? Povieš si o pomoc alebo to rovno navrhneš či „pošťuchneš“ k riešeniu.
- Schopnosť doraziť do kancelárie vopred dohodnutých blokoch (ideálne v dňoch, keď je tím najviac na mieste alebo sú naplánované eventy).
- MS Office – Word/Excel/Outlook… žiadna „rocket science“, ale základná orientácia je nutnosť.
- Angličtina na komunikatívnej úrovni – sme súčasťou medzinárodnej firmy a firemným jazykom je angličtina, občas sa hodí (mail, call, dokument).
Benefits
- Zmysluplú rolu – na tvojej práci bude hneď vidieť dopad, pretože ovplyvňuje každodenné fungovanie celého tímu.
- Flexibilný part-time (15–20 h týždenne) – dohodneme sa na rozložení podľa školy / inej práce; potrebujeme ale určitú pravidelnosť.
- Neformálne prostredie menšieho týmu v rámci medzinárodnej skupiny – viac slobody, menej korporátnych procesov.
- Priateľský kolektív, kde sa komunikuje na rovinu a kde sa ľudia fakt poznajú menom.
- Možnost priučiť sa zákulisie firmy z oblasti HR, operations aj každodenného chodu spoločnosti.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Ops Admin Specialist providing significant administrative support for HR and operational functions at DSV. Responsible for coordinating recruitment processes, customer service support, and new hire orientation.
Senior Administrative Assistant for a not - for - profit Family Services Clinic. Providing high - level administrative support to the Child Welfare team and executive management.
Office Manager focusing on finances and operations for Brand Upgrade, a Hamburg - based digital marketing agency. Managing invoices, accounting, and internal processes in a hybrid role.
Administrative Assistant at McCarthy Holthus LLP serving clients and employees. Performing a variety of general administrative duties in a collaborative environment.
Site Administrative Assistant supporting day - to - day operations at PCL Construction Management in Edmonton. Fostering stakeholder relationships and ensuring efficient administrative tasks execution.
Lab Administrative Assistant handling various administrative tasks including billing and result reporting. Demonstrating competency in medical terminology and customer service.
Administrative Assistant providing high - quality support to leaders in Commercial Underwriting. Managing logistics and preparing data - driven materials while maintaining discretion with sensitive information.
Assistente Administrativo de RH supporting HR processes, managing payroll - related documentation and compliance. Working in a hybrid schedule with office presence required in Joinville.
Assistente Administrativo supporting document management processes at Grupo Tigre. Focus on SAP documentation and internal auditing tasks.