Administrative Assistant supporting SAFTI, a leading real estate network, handling various administrative tasks and supporting different company services.
About the role
- Administrative Assistant supporting health management tasks in a hybrid structure at MDS Brasil. Engaging in scheduling, compliance tracking, and client interaction build up.
Responsibilities
- Realizar o agendamento dos exames ocupacionais (admissionais, periódicos, de retorno, mudança de risco ocupacional e demissionais), por meio da coleta e conferência das informações cadastrais e ocupacionais dos colaboradores, a fim de garantir o correto encaminhamento às clínicas credenciadas e o cumprimento dos prazos legais.
- Controlar os vencimentos de exames periódicos e programas legais, utilizando planilhas, sistema SOC e alertas de prazos, com o objetivo de prevenir não conformidades e manter os registros atualizados conforme as exigências legais.
- Atualizar as bases de dados dos clientes no sistema SOC, por meio da importação, conferência e consolidação periódica das planilhas e alinhamentos adicionais realizados, a fim de assegurar a integridade e a consistência das informações administrativas e de saúde.
- Realizar a interface com a rede credenciada para o agendamento dos exames, por meio do envio de informações, controle de confirmações de comparecimento e recebimento dos prontuários digitais, a fim de garantir o fluxo adequado das solicitações, auditorias e a entrega dos ASOs dentro dos prazos definidos.
- Apoiar na organização de visitas técnicas, agendando datas junto aos clientes, a fim de contribuir para o cumprimento das exigências legais e o bom andamento das atualizações dos programas.
- Controlar o fluxo de atestados e afastamentos, por meio da recepção, conferência e cadastro dos atestados no sistema, e realizando interface com o médico do trabalho para adequada orientação ao cliente e acompanhamento do caso, a fim de garantir conformidade com as políticas internas e a legislação vigente.
- Apoiar a realização de reuniões periódicas com as empresas-cliente, por meio da preparação de pautas, relatórios e materiais de apoio, a fim de contribuir para o alinhamento de informações e o acompanhamento dos contratos em andamento.
- Apoiar na resolução de pendências das empresas-cliente junto às áreas internas, por meio do acompanhamento das solicitações e da atualização das informações entre os envolvidos, a fim de garantir agilidade e precisão no atendimento das demandas administrativas e operacionais.
- Realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo exercido, conforme necessidade e/ou e demanda da área, sempre que necessário, por meio de treinamento, qualificação profissional e orientações do líder imediato, a fim de garantir o desenvolvimento profissional contínuo.
Requirements
- Ensino Médio Completo;
- Experiência em rotinas administrativas, preferencialmente na área da saúde ocupacional;
- Domínio do Pacote Office, especialmente em Excel;
- Boa comunicação escrita e verbal, com capacidade para atender clientes internos e externos com clareza e cordialidade;
- Organização, senso de responsabilidade e atenção a detalhes;
- Desejável conhecimento em sistemas de gestão de saúde ocupacional (como SOC, entre outros).
Benefits
- Plano de Saúde e Odontológico
- Vale refeição e/ou alimentação
- Vale transporte
- PLR
- Gympass
- Day off
- Apoio Pass para você e seus dependentes
- Descontos nas contratações de seguros pessoais como automóvel, vida, residência, viagem entre outros.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Administrative Assistant providing essential support to Property Management in ensuring smooth operations. Responsible for tenant communication, financial coding, and general administration tasks.
Facilities Administrative Assistant supporting day - to - day operations across Puget Sound offices at Parametrix. In - office role requiring 30 hours per week with general administrative support responsibilities.
Auxiliar Administrativo managing administrative tasks in IT recruitment firm. Responsibilities include vendor management, documentation, and internal support in a hybrid setup.
Administrative Assistant supporting the Educational Initiatives team at Cato Institute. Manages scheduling, reports, travel bookings, and departmental support in a hybrid role.
Senior Administrative Assistant supporting Commercial Banking Division at Wells Fargo. Responsibility includes managing administrative tasks and providing professional support to leaders and teams.
Office Manager overseeing office operations at eClear AG in Berlin; managing workflows, supporting processes, and collaborating with teams.
Assistente Administrativo for Genesis Group, aiding in agricultural inspection and certification processes. Responsibilities include scheduling inspections and liaising with cooperatives and financial institutions.
Administrative Assistant supporting energy management operations with a focus on client and project organization. Involves managing data and assisting in financial operations for energy transactions.
Administrative Assistant managing legal documents and processes for a consumer and banking law firm. Engaging in various administrative tasks and ensuring compliance with legal ethics.