Part - Time Administrative Assistant supporting operations at Shady Grove Fertility in Rockville, Maryland. Responsible for various administrative tasks and ensuring efficient office operations.
About the role
- Office Manager responsible for various administrative tasks in Austria's Merz Lifecare. Ensure compliance and manage office operations effectively.
Responsibilities
- organisierst und koordinierst sämtliche Office- und Administrationsabläufe – inklusive Empfang, Gästebetreuung, Post- und Materialmanagement
- stellst einen professionellen Erstkontakt für Kund:innen, Geschäftspartner:innen und interne Kolleg:innen sicher
- übernimmst die lokalen Compliance Aktivitäten (AT & CH) und bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende
- stellst die Einhaltung aller Datenschutz Vorgaben in AT & CH sicher und agierst als interne wie externe Kontaktstelle (inkl. OneTrust, Vorfallmeldungen, Behördenkontakt)
- erstellst, pflegst und aktualisierst SOPs und Schulungssysteme in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen und dem Quality Management
- übernimmst das Vertragsmanagement und Dokumentationen und führst Compliance-relevante Unterlagen strukturiert und gewissenhaft
- verantwortest das innerbetriebliche Arbeitnehmerschutzsystem und koordinierst lokale Facility- und Sicherheitsprozesse (inkl. Brandschutz Onboarding)
- organisierst Firmenveranstaltungen, Travel Management (AT) sowie das Fleet Management (AT & CH)
- betreust lokale Benefits und Corporate Volunteering
Requirements
- kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium abgeschlossen
- mindestens 5 Jahre Erfahrung im Office Management – idealerweise im Vertriebs-, Marketing- oder Healthcare-Umfeld
- sehr gute MS-Office-Kenntnisse ; SAP Know-how ist ein Plus
- kommunizierst sehr gut in Deutsch & Englisch , schriftlich wie mündlich
- Kenntnisse in Arbeitnehmerschutz, Compliance, Datenschutz sind ein Plus
- strukturiert, genau, selbständig und behältst auch bei vielen Aufgaben den Überblick
- organisationsstark, serviceorientiert, teamfähig und kommunikationsfreudig
- gerne interdisziplinär und findest pragmatische Lösungen
Benefits
- moderne Homeoffice und Gleitzeit Regelung
- Essenszuschüsse
- Rabatte und Gutscheine
- krisensicheren Arbeitsplatz
- auf die Mitarbeitenden abgestimmte Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- angenehme und teamorientierte Arbeitsatmosphäre
Job title
Job type
Experience level
Salary
Degree requirement
Location requirements
Verwaltungsmitarbeiter at Hessing Stiftung managing administrative tasks and supporting the social pediatric department. Ensuring smooth operations and effective communication with partners and patients.
Operations and HR Administrative Assistant providing critical support in recruitment and daily HR functions at Scene Health. Focused on operational efficiency and employee relations management.
Administrative Assistant supporting SAFTI, a leading real estate network, handling various administrative tasks and supporting different company services.
Administrative Assistant providing essential support to Property Management in ensuring smooth operations. Responsible for tenant communication, financial coding, and general administration tasks.
Facilities Administrative Assistant supporting day - to - day operations across Puget Sound offices at Parametrix. In - office role requiring 30 hours per week with general administrative support responsibilities.
Auxiliar Administrativo managing administrative tasks in IT recruitment firm. Responsibilities include vendor management, documentation, and internal support in a hybrid setup.
Administrative Assistant supporting the Educational Initiatives team at Cato Institute. Manages scheduling, reports, travel bookings, and departmental support in a hybrid role.
Senior Administrative Assistant supporting Commercial Banking Division at Wells Fargo. Responsibility includes managing administrative tasks and providing professional support to leaders and teams.
Office Manager overseeing office operations at eClear AG in Berlin; managing workflows, supporting processes, and collaborating with teams.