Executive Assistant providing high level administrative support to VPs of Product Management and Engineering. Managing communications, travel, and cross - functional collaboration on initiatives.
About the role
- Executive Assistant supporting CEO in administrative, project supervision, and team coordination. Requires strong organizational skills and 5+ years of related experience, based in Colombia.
Responsibilities
- Gestionar el calendario del CEO, coordinar reuniones y programar citas.
- Manejar la correspondencia por correo electrónico, redactar comunicaciones y preparar documentos.
- Mantener archivos y registros electrónicos organizados.
- Apoyar en la elaboración de reportes, presentaciones y documentos ejecutivos.
- Coordinar la gestión de leads, seguimiento y comunicación con clientes.
- Preparar y enviar propuestas, contratos y facturas.
- Monitorear el desempeño comercial y preparar reportes de métricas clave.
- Colaborar en la creación de materiales y campañas de marketing.
- Brindar apoyo administrativo de alto nivel, manejando información confidencial con discreción absoluta.
- Realizar investigaciones y recopilar información para presentaciones e informes.
- Actuar como enlace entre el CEO y las partes interesadas internas y externas.
- Gestionar proyectos e iniciativas especiales asignados por el CEO.
- Asegurar el cumplimiento de plazos y ayudar a priorizar cargas de trabajo.
- Coordinar con los miembros del equipo el seguimiento de entregables.
- Proporcionar actualizaciones regulares al CEO sobre el estado de proyectos y operaciones.
Requirements
- Mínimo 5 años de experiencia como Asistente Ejecutivo, Gerente de Operaciones o en roles administrativos similares.
- Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo.
- Comunicación escrita y verbal excepcional.
- Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente en entornos dinámicos.
- Alto nivel de precisión y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar de forma autónoma y mantener estricta confidencialidad.
- Manejo de herramientas de colaboración virtual (Zoom, Slack, Trello o similares).
- Experiencia previa en firmas contables o en el sector de servicios financieros.
- Conocimiento de procesos administrativos, contables u operativos.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Degree requirement
Location requirements
I(
Sekretär*in/Teamassistenz in Teilzeit für die Forschungsabteilung Plankton - und Mikrobielle Ökologie. Unterstützung in administrativen Tätigkeiten sowie bei Veranstaltungen und Workshops.
Executive Assistant supporting the CEO at TimelyCare, a virtual care provider for education. Ensuring effective calendar management and executive preparedness in a fast - paced environment.
Executive Assistant increasing productivity and effectiveness of cofounders in AI software firm. Ensuring smooth office operations and fostering team coordination for financial services.
Executive Assistant providing administrative support within the Accounting and Finance organization at The Cigna Group. Coordinating complex schedules and facilitating office visits for senior leaders.
Executive Assistant II providing administrative support to executives at Aflac in Washington, DC. Responsible for correspondence, calendar management, and facilitating communications within the company.
Executive Assistant managing calendars and communications for Duetti's leadership team. Engaging in strategic initiatives within a fast - paced music finance environment.
Executive Assistant managing senior executives' calendars for a high - speed aircraft manufacturer. Supporting travel arrangements, meeting planning, and organizational standards.
Senior Assistant Vice President leading initiatives in conversational AI technology for enhancing customer experience. Driving cross - functional collaboration and team development in fast - paced environment.
Experienced Digital Transformation leader driving initiatives in Finance & Accounting at EXL. Leading automation and innovative solutions to improve efficiency and accuracy in processes.