Administrative Assistant at Phenomenex providing executive support and managing office operations. Handling administrative needs, event planning, and front desk reception in Torrance, California.
About the role
- Office Manager Intern supporting operations and acting as the first point of contact at Treatwell's Madrid office. Engaging with team members and managing office supplies.
Responsibilities
- Serás la cara de Treatwell en Madrid, y darás soporte a nuestros compañeros que trabajan en remoto.
- Serás el contacto para todas las consultas relacionadas con el lugar de trabajo, incluyendo el mantenimiento, el correo, la gestión de las facturas entrantes, los suministros, la papelería y el equipo, entre otras cosas. Además, serás el enlace con el administrador de la oficina, los limpiadores y los proveedores en general. También serás responsable de las consultas que nuestro equipo tenga al respecto.
- Tendrás la responsabilidad de mantener la oficina abastecida con los suministros necesarios para el buen desarrollo de las actividades.
- Apoyarás al equipo de People Operations en España con temas de Seguridad y Salud dentro de la oficina, asegurando que cumplimos con lo requerido por la ley.
- Serás responsable del correo entrante/saliente, los mensajeros y las necesidades de envío.
- Apoyarás en la organización de celebraciones y eventos para el equipo.
- También apoyarás a la gestión de la reserva de salas de reuniones.
- Colaborarás en el proceso de onboarding de las nuevas incorporaciones.
Requirements
- Excelentes habilidades de comunicación.
- Nivel B2+ de inglés (que te permita participar en conversaciones de forma fluida y también a nivel escrito).
- Capacidad para mantener la profesionalidad y la **confidencialidad** en todas las situaciones.
- Buena organización, priorización y atención al detalle.
- Persona proactiva, digna de confianza y empática.
- Positividad y enfoque de resolución de problemas.
- Buenos conocimientos de MS Office o Google Workspace.
- Tener experiencia en roles relacionados con interacción con personas (bares, restaurantes, dependiente de tienda, etc) se valorará positivamente.
Benefits
- Contrato de prácticas de 6 meses (dependiendo del convenio con el centro de estudios).
- Remuneración acorde a las horas de trabajo (30 horas).
- Frutas y café/té en la oficina cada día.
- Pertenecer a una organización dinámica con eventos sociales en la oficina.
- Una oficina en el corazón de Madrid (Quevedo).
- Y lo más importante, la oportunidad de trabajar en un equipo dinámico y emprendedor.
- Trabajo híbrido (1 día de teletrabajo) después del proceso formativo.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Administrative Assistant providing clerical and office support for Ricoh's Vancouver office. Responsibilities include correspondence handling, meeting logistics, and event support.
Administrative Assistant providing support to Assurance Partners and Managers at an accounting firm. Responsibilities include processing financial statements and managing various special projects.
Executive Assistant managing operations and support for Northern Europe team at Preferred Travel Group. Overseeing administrative tasks, office management and hotel engagement initiatives in Paris.
Executive Administrative Assistant providing essential administrative support to executives at Huntington. Responsible for managing schedules, correspondence, and various complex tasks.
Administrative Associate managing schedules, events, and administrative tasks for the Product and Portfolio Strategy team at Vanguard. Requires strong organizational skills and proficiency in Microsoft Office.
Verwaltungsmitarbeiter at Hildegard von Bingen managing administrative tasks including document processing and communication with residents. Supporting performance billing and ensuring structured office operations.
Senior Backoffice Manager responsible for the organization and enhancement of administrative tasks in a family - run company with diverse operations. Collaborating closely with management to ensure efficient internal processes.
Assistente Administrativo supporting HR processes and compliance in São Paulo. Generalist role managing departmental routines and employee interaction.
Administrative Associate supporting the Learning & Community Engagement team at Inatai Foundation. Managing administrative tasks, events, and project management in a dynamic environment.