Executive Assistant providing administrative support within the Accounting and Finance organization at The Cigna Group. Coordinating complex schedules and facilitating office visits for senior leaders.
About the role
- Executive Assistant supporting company management in daily tasks and project coordination. Managing communications, scheduling, and logistics for efficient operations in a healthcare software company.
Responsibilities
- E-Mail-Management: Vorauswahl des Posteingangs sowie eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
- Kalender- und Terminorganisation: Pflege des Kalenders der Geschäftsführung und Koordination von Terminen, inklusive selbstständiger Lösung von Terminkonflikten.
- Reiseplanung und -abwicklung: Organisation von Dienstreisen (Buchung von Transport und Unterkunft) und Erstellung der Reisekostenabrechnungen.
- Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung: Erstellung von Agenden, Zusammenstellung relevanter Unterlagen, Protokollführung während Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und To-Dos.
- Projekt- und Aufgabenüberwachung: Unterstützung bei der Verfolgung laufender Projekte und Aufgaben ("Execution Monitoring"), um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
- Prioritäten- und To-do-Listen-Management: Führung von Prioritätenlisten und To-do-Listen der Geschäftsführung sowie proaktive Erinnerung an wichtige Deadlines und Aufgaben.
- Schnittstellenfunktion: Fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und die Unternehmenskultur positiv mitzugestalten.
- Unterstützung bei Entscheidungsfindung: Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für die Geschäftsführung.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Übernahme von ad-hoc administrativen Projekten und Aufgaben, um die Geschäftsführung in allen Belangen proaktiv zu entlasten.
Requirements
- Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant.
- Sprachen: Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Technische Fähigkeiten: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und generelle IT-Affinität.
- Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes Planungsvermögen.
- Zuverlässigkeit: Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Kommunikationsstärke: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, um als vertrauensvolle Schnittstelle zu agieren.
- Proaktivität: Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Rahmen der übertragenen Aufgaben eigenständig Entscheidungen zu treffen.
- Flexibilität: Belastbarkeit und Flexibilität, um in einem dynamischen Umfeld multiple Aufgaben gleichzeitig effektiv zu managen.
Benefits
- Sinnstiftende Arbeit: Wir entwickeln ein innovatives Medizinsoftware-Produkt, das das Gesundheitswesen nachhaltig verbessert – mit echtem Einfluss auf das Leben von Patient*innen und medizinischem Fachpersonal.
- Starkes Wachstum & Förderung: Du arbeitest an einem zukunftsorientierten Produkt mit namhaften Investor*innen und EU-Förderungen im Rücken.
- Internationales Top-Team: Werde Teil eines engagierten, diversen und hochqualifizierten Teams mit positiver, offener Arbeitskultur.
- Individuelles Weiterbildungsbudget: Wir unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung aktiv.
- Attraktive Benefits: 30 Urlaubstage, Jobticket, und weitere attraktive Benefits.
- Flexibilität & Remote: Flexible Arbeitszeiten und bis zu 50% Home Office möglich.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Executive Assistant II providing administrative support to executives at Aflac in Washington, DC. Responsible for correspondence, calendar management, and facilitating communications within the company.
Executive Assistant managing calendars and communications for Duetti's leadership team. Engaging in strategic initiatives within a fast - paced music finance environment.
Executive Assistant managing senior executives' calendars for a high - speed aircraft manufacturer. Supporting travel arrangements, meeting planning, and organizational standards.
Senior Assistant Vice President leading initiatives in conversational AI technology for enhancing customer experience. Driving cross - functional collaboration and team development in fast - paced environment.
Experienced Digital Transformation leader driving initiatives in Finance & Accounting at EXL. Leading automation and innovative solutions to improve efficiency and accuracy in processes.
Executive Assistant supporting partners at BNY, a leading global financial services company. Managing calendars, coordinating travel, and overseeing special projects for executives in a dynamic environment.
Personal Assistant supporting the director at Hastings Direct, managing schedules and communications in a hybrid capacity. Handling travel arrangements and event organization for effective leadership support.
Executive Assistant at NICB managing corporate records and supporting governance processes. Requires administrative experience and proficiency in Microsoft Office within a hybrid work environment.
Secrétaire médical.e managing patient and professional communication for CYPATH, a medical cabinet specialized in pathology. Responsibilities include managing records, reception, and billing in a medical environment.