Senior Executive Assistant supporting the CEO and leadership at Juniper, a crowdfunding and merchandise platform for independent creators. Managing operations with a hybrid work model in Toronto.
About the role
- Executive Assistant supporting company management in daily tasks and project coordination. Managing communications, scheduling, and logistics for efficient operations in a healthcare software company.
Responsibilities
- E-Mail-Management: Vorauswahl des Posteingangs sowie eigenständige Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails im Namen der Geschäftsführung.
- Kalender- und Terminorganisation: Pflege des Kalenders der Geschäftsführung und Koordination von Terminen, inklusive selbstständiger Lösung von Terminkonflikten.
- Reiseplanung und -abwicklung: Organisation von Dienstreisen (Buchung von Transport und Unterkunft) und Erstellung der Reisekostenabrechnungen.
- Meeting-Vorbereitung und -Nachbereitung: Erstellung von Agenden, Zusammenstellung relevanter Unterlagen, Protokollführung während Meetings sowie Nachverfolgung von Beschlüssen und To-Dos.
- Projekt- und Aufgabenüberwachung: Unterstützung bei der Verfolgung laufender Projekte und Aufgaben ("Execution Monitoring"), um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen.
- Prioritäten- und To-do-Listen-Management: Führung von Prioritätenlisten und To-do-Listen der Geschäftsführung sowie proaktive Erinnerung an wichtige Deadlines und Aufgaben.
- Schnittstellenfunktion: Fungieren als Bindeglied zwischen Geschäftsführung, Team und externen Ansprechpartnern, um einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten und die Unternehmenskultur positiv mitzugestalten.
- Unterstützung bei Entscheidungsfindung: Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für die Geschäftsführung.
- Allgemeine administrative Aufgaben: Übernahme von ad-hoc administrativen Projekten und Aufgaben, um die Geschäftsführung in allen Belangen proaktiv zu entlasten.
Requirements
- Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position als Assistenz der Geschäftsführung oder Executive Assistant.
- Sprachen: Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Technische Fähigkeiten: Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und generelle IT-Affinität.
- Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise und ausgeprägtes Planungsvermögen.
- Zuverlässigkeit: Hohe Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Kommunikationsstärke: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Empathie im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern, um als vertrauensvolle Schnittstelle zu agieren.
- Proaktivität: Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und im Rahmen der übertragenen Aufgaben eigenständig Entscheidungen zu treffen.
- Flexibilität: Belastbarkeit und Flexibilität, um in einem dynamischen Umfeld multiple Aufgaben gleichzeitig effektiv zu managen.
Benefits
- Sinnstiftende Arbeit: Wir entwickeln ein innovatives Medizinsoftware-Produkt, das das Gesundheitswesen nachhaltig verbessert – mit echtem Einfluss auf das Leben von Patient*innen und medizinischem Fachpersonal.
- Starkes Wachstum & Förderung: Du arbeitest an einem zukunftsorientierten Produkt mit namhaften Investor*innen und EU-Förderungen im Rücken.
- Internationales Top-Team: Werde Teil eines engagierten, diversen und hochqualifizierten Teams mit positiver, offener Arbeitskultur.
- Individuelles Weiterbildungsbudget: Wir unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung aktiv.
- Attraktive Benefits: 30 Urlaubstage, Jobticket, und weitere attraktive Benefits.
- Flexibilität & Remote: Flexible Arbeitszeiten und bis zu 50% Home Office möglich.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Assistant/Secrétaire for Stellantis &You managing vehicle orders and customer relations. Ensuring customer satisfaction through effective communication and organization skills.
Dean's Executive Assistant supporting the Dean of the College of Liberal Arts & Social Sciences. Managing schedules, events, and communications while ensuring professional representation of the college.
Executive Assistant to the CEO at QTGroup, managing strategy and operations. Contributing to the growth of a deep - tech ecosystem in quantum technology with global partnerships.
Executive Assistant to the CEO in a quantum tech company influencing strategy and operations while managing international partnerships and communication. Requires highly motivated and organized professional with strong language skills.
Corporate Secretary and Governance Vice President at State Street managing board - related documentation and compliance. Requires extensive experience in the financial services industry and strong organizational skills.
Executive Assistant role at IMO Oberflächentechnik providing administrative support and office organization. Coordinating meetings, managing correspondence, and overseeing projects.
Executive Assistant assisting consultants with project management and administrative support in a leadership advisory firm.
Secrétaire de direction soutenant la direction pour la gestion administrative de la Résidence de l'Amandier. Coordination avec équipes, gestion de dossiers, et respect de la confidentialité.
Secrétaire managing patient interactions at INOVIE LABOSUD, ensuring optimal patient care and administrative support. Collaborating on patient - related inquiries and maintaining medical records.