Personal Assistant providing administrative, organizational, and office management support in Madrid, Spain. Required to manage calendars, communications, and logistics for teams and managers.
CS
Hybrid Executive Assistant – Assistenz der Geschäftsführung
Posted 3 months ago
About the role
- Executive Assistant supporting the Executive Management of Cosmo Beauty Brand House in Berlin. Responsible for organization, communication and coordination with internal and external stakeholders in a hybrid role.
Responsibilities
- Umfassende organisatorische, administrative und persönliche Unterstützung der Geschäftsführung.
- Planung und Koordination von Terminen, Meetings, Geschäftsreisen und vertraulichen Vorgängen.
- Vorbereitung, Prüfung und Nachverfolgung von Dokumenten, Verträgen, Präsentationen und Berichten.
- Kommunikationsschnittstelle zwischen der Geschäftsführung, internen Abteilungen, externen Partnern, Kanzleien und Kunden.
- Unterstützung bei rechtlichen und administrativen Themen.
- Koordination der internen und externen Kommunikation im Namen der Geschäftsführung.
- Sicherstellung einer professionellen, diskreten und souveränen Repräsentation der Geschäftsführung nach innen und außen.
Requirements
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im internationalen Umfeld.
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Polnischkenntnisse sind von Vorteil.
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kanzleien oder juristischen Themen.
- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Rechtswissenschaften, Wirtschaftsrecht, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation.
- Hervorragende Organisationsfähigkeit, Diskretion, Eigeninitiative und ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein.
- Zuverlässige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem Sinn für Prioritäten.
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools.
- Professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auf Managementebene.
Benefits
- Coporate Benefits Programm
- Zuschuss zu öffentlichen Verkehrsmitteln oder andere Sachbezugslösungen (edenred)
- Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm
- Regelmäßige Firmen- und Teamevents
- Flache Hierarchien und spannende Projekte
- Wunderschönes Office im Herzen Berlins mit guter Verkehrsanbindung
- Kostenlose Getränke und Kaffee
- Mitarbeiterrabatte
- Übernahme von Verantwortung ab dem ersten Tag
- Die Möglichkeit als Teil eines engagierten Teams die Entwicklung der Marke aktiv mitzugestalten
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Executive Assistant handling administrative tasks and managing EVP schedules at Marsh McLennan Agency. Supporting business operations within the transportation insurance sector and ensuring efficient office management.
Executive Assistant managing calendars and projects for Blue Origin's Sales, Marketing and Strategy department. Ensuring smooth operations and coordinating support for key stakeholders.
Executive Assistant supporting EVP of Marine at Hempel, ensuring efficient operations and project coordination in the chemicals industry.
Executive Assistant providing administrative support to senior leadership at Solventum. Collaborating and managing various executive tasks in a healthcare innovation setting.
Executive Assistant managing inbox and quotations for Valley Blinds. Work from home or office with flexible arrangements in Makati, Metro Manila.
Executive Assistant providing high - level support to senior executives at Ocean Spray. Managing calendars, travel logistics, and coordinating meetings for seamless global operations.
Virtual Assistant managing patient registration and eligibility verification processes for healthcare. Handling appointments and coordinating with clinical staff for optimal patient flow.
Virtual Assistant supporting Australian Commercial Insurance by managing client records, documentation, and coordinating communication. Requires insurance experience and proficiency in relevant software tools.
Executive Assistant supporting the Global Product Officer & Chief Marketing Officer at Ingenico. Managing executive communications, complex calendars, and office operations for a leading payments acceptance solutions provider.