Executive Assistant supporting CEO and CFO in managing day - to - day activities for a tech company. Organized and proactive role coordinating communications, meetings, and travel arrangements.
About the role
- Executive Assistant supporting the CEO of Bearpaw, a fast-growing archery brand. Managing operations to free CEO for strategic tasks and growth initiatives.
Responsibilities
- Als Executive Assistant bist du die zentrale Schnittstelle zum CEO und ermöglichst es ihm, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren: Unternehmenswachstum, Partnerschaften, M&A und Führung des Management-Boards.
- Du übernimmst die gesamte operative und administrative Koordination und sorgst dafür, dass der CEO seine Zeit optimal nutzen kann.
- Vollständiges Kalender- und E-Mail-Management des CEO (Priorisierung, Beantwortung, Eskalation, Follow-ups)
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Koordination mit Board, Partnern und Investoren, professionelle Kommunikation im Namen des CEO
- Vorbereitung und Organisation von Board- und Management-Meetings, Agenda-Erstellung, Unterlagenaufbereitung
- Planung und Buchung von Reisen, Koordination von Messen und Events, Spesenabrechnung
- Vorsortierung von Bewerbungen und Interview-Koordination, Unterstützung im Onboarding, Koordination kleinerer Projekte inkl. Deadline-Tracking und Dokumentation
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Kommunikation, o.ä.)
- Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager oder in vergleichbarer Rolle
- Organisationstalent: Du behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick und priorisierst selbstständig
- Kommunikationsstärke: Professionelle, freundliche Kommunikation auf allen Ebenen (intern und extern)
- Proaktivität: Du denkst mit, erkennst Probleme bevor sie entstehen und löst sie eigenständig
- Diskretion: Absolut vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Informationen
- Tech-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace
- Englisch: sehr gute Kenntnisse, da internationale Kommunikation vorkommt.
- Nice-to-have: Erfahrung in Start-ups, Scale-ups oder familiengeführten Unternehmen, Erfahrung in Assistenz eines Geschäftsführers oder Vorstands, Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Notion), Hands-on-Mentalität und Freude an Gestaltung
Benefits
- Geld ist nicht alles? Bei uns erhältst du monatlich einen Wertgutschein für unsere hochwertigen Produkte und profitierst von exklusiven Rabatten bei vielen namhaften Unternehmen.
- Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität sind bei uns gelebte Realität!
- Unbefristete Arbeitsverhältnisse und bis zu 30 Tage Urlaub sorgen dafür, dass du Arbeit und Leben perfekt in Einklang bringen kannst.
- Monatliche Coaching-Termine mit deinem Team Lead bieten dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und dich beruflich weiterzuentwickeln.
- Regelmäßige Team- und Unternehmensevents fördern den Austausch und stärken unseren Zusammenhalt.
- Durch die Mitgliedschaft unseres CEO Tim in der EO, die von Forbes als "einflussreichste Unternehmerorganisation der Welt" bezeichnet wird, verfügen wir über ein riesiges Netzwerk in über 61 Ländern.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Degree requirement
Location requirements
Executive Assistant supporting the COO for Insurance, Pensions & Investments at Lloyds Banking Group. Involved in managing the executive office and influencing operational decisions.
Executive Assistant to Chief Operating Officer at Lloyds Banking Group, managing day - to - day operations and influencing team strategies in finance sector.
Executive Assistant providing high - level support such as calendar management and meeting coordination at CrossCountry Mortgage. Involves communication, scheduling, and project management.
Executive Assistant providing high - level support including calendar management and client coordination at CrossCountry Mortgage. Handling communications and assisting with event planning for the team.
Executive Assistant role at Ultraview, a video marketplace for IT products. Supporting management and coordinating projects in a vibrant startup environment.
Executive Assistant providing comprehensive support to the Executive Committee at XR, managing calendars, travel, and office logistics.
Executive Assistant providing high - level administrative support for the Leadership Team at KFC. Managing calendars, travel arrangements, and departmental needs in a fast - paced environment.
Executive Assistant to CEO at Hello Lemon GmbH responsible for strategic support and project management. Engaging actively with the management in a dynamic international environment.
Personal Assistant supporting the CEO in a hybrid role at Neatmetric. Managing schedules, travel, and office tasks to ensure smooth operations.