Executive Assistant supporting Learning & Development team at Aprio, a Top 20 CPA firm. Handling complex schedules, meeting logistics, and providing administrative support.
About the role
- Executive Assistant supporting the CEO of Bearpaw, a fast-growing archery brand. Managing operations to free CEO for strategic tasks and growth initiatives.
Responsibilities
- Als Executive Assistant bist du die zentrale Schnittstelle zum CEO und ermöglichst es ihm, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren: Unternehmenswachstum, Partnerschaften, M&A und Führung des Management-Boards.
- Du übernimmst die gesamte operative und administrative Koordination und sorgst dafür, dass der CEO seine Zeit optimal nutzen kann.
- Vollständiges Kalender- und E-Mail-Management des CEO (Priorisierung, Beantwortung, Eskalation, Follow-ups)
- Erste Anlaufstelle für interne und externe Anfragen, Koordination mit Board, Partnern und Investoren, professionelle Kommunikation im Namen des CEO
- Vorbereitung und Organisation von Board- und Management-Meetings, Agenda-Erstellung, Unterlagenaufbereitung
- Planung und Buchung von Reisen, Koordination von Messen und Events, Spesenabrechnung
- Vorsortierung von Bewerbungen und Interview-Koordination, Unterstützung im Onboarding, Koordination kleinerer Projekte inkl. Deadline-Tracking und Dokumentation
Requirements
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Kommunikation, o.ä.)
- Mindestens 2–3 Jahre Erfahrung als Assistenz, Office Manager oder in vergleichbarer Rolle
- Organisationstalent: Du behältst auch in hektischen Zeiten den Überblick und priorisierst selbstständig
- Kommunikationsstärke: Professionelle, freundliche Kommunikation auf allen Ebenen (intern und extern)
- Proaktivität: Du denkst mit, erkennst Probleme bevor sie entstehen und löst sie eigenständig
- Diskretion: Absolut vertrauenswürdig im Umgang mit sensiblen Informationen
- Tech-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace
- Englisch: sehr gute Kenntnisse, da internationale Kommunikation vorkommt.
- Nice-to-have: Erfahrung in Start-ups, Scale-ups oder familiengeführten Unternehmen, Erfahrung in Assistenz eines Geschäftsführers oder Vorstands, Kenntnisse in Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Notion), Hands-on-Mentalität und Freude an Gestaltung
Benefits
- Geld ist nicht alles? Bei uns erhältst du monatlich einen Wertgutschein für unsere hochwertigen Produkte und profitierst von exklusiven Rabatten bei vielen namhaften Unternehmen.
- Vertrauensarbeitszeit und Flexibilität sind bei uns gelebte Realität!
- Unbefristete Arbeitsverhältnisse und bis zu 30 Tage Urlaub sorgen dafür, dass du Arbeit und Leben perfekt in Einklang bringen kannst.
- Monatliche Coaching-Termine mit deinem Team Lead bieten dir die Möglichkeit, deine Fähigkeiten kontinuierlich zu verbessern und dich beruflich weiterzuentwickeln.
- Regelmäßige Team- und Unternehmensevents fördern den Austausch und stärken unseren Zusammenhalt.
- Durch die Mitgliedschaft unseres CEO Tim in der EO, die von Forbes als "einflussreichste Unternehmerorganisation der Welt" bezeichnet wird, verfügen wir über ein riesiges Netzwerk in über 61 Ländern.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Degree requirement
Location requirements
Executive Assistant supporting the leadership team at The Moresby Group in Toronto. Drive operational excellence and provide strategic support in a hybrid work environment.
Unit Secretary responsible for nursing unit communication and office management tasks at PAM Health in Miamisburg, Ohio.
Entry - Level Executive Assistant supporting senior leadership at Atlantic Health Strategies. Offering administrative support and gaining real - world experience in a hybrid role.
Executive Assistant providing personal and business support to the founder of Web Spring. Involved in various organizational tasks and responsible for booking and planning.
Executive Assistant supporting senior Marketing leaders in a fast - paced environment with a focus on effective calendar management and communication. Coordinating meetings, travel, and administrative processes.
Campus Secretary at Tadlock Elementary managing clerical services and office operations. Ensuring smooth administrative processes and providing support to school staff and students.
Campus Secretary ensuring efficient operation of school administrative office at Allen Elementary. Preparing correspondence, maintaining records, and supporting students, teachers, and parents.
Executive Assistant supporting SVP in Theatrical Development & Production at Warner Bros. Discovery. Provides administrative support while managing projects, communications, and office operations.
Executive Assistant managing schedules and communications for Glass Doctor team. Coordinating department meetings and maintaining office operations in a hybrid work environment.