Executive Assistant supporting P&C Marketing team at USAA. Managing schedules, communications, and ensuring efficient operation of executive leadership in a dynamic environment.
About the role
- Executive Assistant providing comprehensive administrative support to Executive Team at Allegro Group. Managing communications, schedules, and key deliverables.
Responsibilities
- Pełnienie roli głównego punktu kontaktowego pomiędzy przypisanymi członkami zarządu a interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi, zarządzanie komunikacją oraz zapewnienie bezproblemowej koordynacji
- Zarządzanie złożonymi kalendarzami członków zarządu, priorytetyzacja spotkań i przeprowadzanie harmonogramów z efektywnością i dyplomacją
- Przygotowanie członków zarządu do spotkań poprzez tworzenie agend, przeglądanie dokumentów i dostarczanie szczegółowych informacji
- Współpraca z kierownictwem w celu wsparcia planowania, wykonania i komunikacji kluczowych inicjatyw organizacyjnych
- Pisanie, przeglądanie i zarządzanie komunikacją na poziomie wykonawczym, taką jak e-maile, raporty i prezentacje
- Filtracja i priorytetyzacja przychodzącej komunikacji, angażowanie członków zarządu tylko wtedy, gdy to konieczne, aby zapewnić, że ich czas jest skupiony na decyzjach strategicznych
- Nadzór nad projektami o wysokim priorytecie, śledzenie postępów i zapewnienie realizacji celów i terminów
- Bliska współpraca z Menedżerem Biura Zarządu i zespołem w celu dostosowania priorytetów oraz utrzymania zorganizowanego, efektywnego porządku pracy
- Udzielanie wsparcia administracyjnego dla inicjatyw firmy, wydarzeń oraz planowania strategicznego
- Przejmowanie odpowiedzialności za specjalne zadania lub zadania delegowane przez członków zarządu, wykazując inicjatywę i odpowiedzialność
Requirements
- Minimum 3-letnie doświadczenie w pracy z członkami zarządu, najlepiej w środowisku międzynarodowym
- Udokumentowane doświadczenie w e-commerce lub na rynku internetowym jest plusem
- Wyjątkowe umiejętności interpersonalne z zdolnością do budowania relacji, wspierania współpracy i zdobywania szacunku interesariuszy i współpracowników
- Umiejętność efektywnego komunikowania się z różnymi osobowościami i kulturami
- Wysoki poziom umiejętności analitycznych oraz doświadczenie w zbieraniu i analizowaniu danych
- Proaktywne, zorientowane na cele i biznesowe podejście
- Umiejętność reagowania na stres, radzenia sobie z trudnościami i pokonywania wyzwań
- Poziom angielskiego min C.1
- Prawo jazdy kategorii B będzie plusem.
Benefits
- Elastyczne godziny pracy w modelu hybrydowym (4/1). Mamy również 30 dni okazjonalnej pracy zdalnej
- Roczna premia w zależności od wyników rocznych i wyników firmy
- Biura w dobrej lokalizacji (m.in. w pełni wyposażone kuchnie, parking dla rowerów, tarasy pełne zieleni) oraz doskonałe narzędzia pracy (m.in. biurka regulowane, ergonomiczne krzesła, interaktywne sale konferencyjne)
- Szeroki wybór benefitów w planie cafeteria - sam wybierasz, co chcesz (np. pakiety medyczne, sportowe lub lunchowe, ubezpieczenia, bony zakupowe)
- Płatne zajęcia z języka angielskiego związane z charakterem pracy
- Budżet na szkolenia, turystyka między zespołami oraz wewnętrzna platforma edukacyjna, gdzie znajdziesz wiele szkoleń
- Dodatkowy dzień wolny na wolontariat, który możesz wykorzystać samodzielnie, z zespołem lub z większą grupą ludzi związanych wspólnym celem
- Wydarzenia integracyjne dla osób z Allegro - Spin Kilometers, Dzień Rodziny, Tłusty Czwartek i wiele innych okazji, które sprawiają, że się cieszymy
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
No Education Requirement
Tech skills
Location requirements
Executive Assistant providing administrative support to key leaders at Cigna Healthcare. Responsible for scheduling, travel arrangements, and managing departmental tasks in a hybrid remote environment.
Executive Assistant providing top - level support to CEO and COO in fast - growing BPO company. Managing calendars, communications, and office tasks with high attention to detail.
Executive Assistant responsible for managing schedules and communications for a Corporate Executive at Paramount Global. Ensuring organizational effectiveness and supporting leadership teams.
Development and Communications Executive Assistant supporting strategic operations at LISC. Managing administrative functions and strengthening departmental infrastructure for effective communications and engagement.
Executive Assistant supporting leadership at Women Building Peace in Salt Lake City. Manages communications and ensures the director is fully prepared for engagements.
Executive Assistant supporting North America Leadership by managing travel and expense processes. Coordinating across different time zones while assisting with basic administrative tasks.
Executive Assistant enhancing CEO/Leadership capacity in a fast - paced beauty startup. Handling organization, communication, and coordination tasks effectively in a hybrid role.
Executive Assistant supporting the EVP, Head of Communications and Public Relations at Paramount. Manage schedules, coordinate events, and ensure efficient operations for communication leadership team.
Executive Assistant managing calendars and communications for an investments management group. Collaborating with a tight - knit administrative team to ensure seamless operations.