![Alexander Thamm [at] logo](/api/images/alexanderthamm.jpg)
Executive Assistant supporting Learning & Development team at Aprio, a Top 20 CPA firm. Handling complex schedules, meeting logistics, and providing administrative support.
About the role
- Senior Executive Assistant supporting two Tribes with administrative tasks at Alexander Thamm GmbH. Managing schedules, budget tracking, and technical onboarding in a hybrid work environment.
Responsibilities
- Unterstützung zweier Tribes in allen administrativen und organisatorischen Themen
- Termin Management und Korrespondenzführung für unsere Tribe Leads
- Durchführung von PMO-Tätigkeiten inklusive Staffing, Anlegen und aktuell halten von Meilensteinen, Budget Tracking etc.
- Prüfung von Tribe-internen KPIs (Staffing, Chargeability, Stundenbuchungen etc.)
- Technischer Onboarding Support beim Kunden (Zugänge, Bestellungen virtueller Maschinen, Troubleshooting bei der Arbeitsfähigkeit, Anmeldung und Organisation von Kunden Trainings auf deren Plattformen und Portalen etc.)
- Erstellung von Reiseplanungen und Reisekostenabrechnungen
- Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Kundenterminen und Workshops
- Selbständige Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen und Dokumentationen in deutscher und englischer Sprache
- Recherche Arbeiten zur operativen und strategischen Unterstützung der Tribes
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Ausbildungs- bzw. Studienabschluss
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion (m/w/d)
- Ausgeprägte Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten sowie eine strukturierte, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Maß an Organisationstalent kombiniert mit schneller Auffassungsgabe und ausgeprägter Detailgenauigkeit
- Sehr gute Kommunikationsstärke sowie diplomatisches Geschick im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer und routinierter Umgang mit dem gesamten MS-Office-Paket (insbesondere mit Excel und PowerPoint)
- Repräsentatives, souveränes und stets freundliches Auftreten
- Hohe Einsatzbereitschaft, Loyalität sowie ein ausgeprägtes Verantwortungs- und Vertrauensbewusstsein
- Hohe Affinität zu Digitalisierung, Daten, Künstlicher Intelligenz sowie zum Einsatz moderner IT- und Assistenzsysteme
Benefits
- Work-Life-Balance
- Vertrauensarbeitszeit mit flexibler Arbeitszeitgestaltung
- hybrides Arbeitsmodell
- workation – nutze die Möglichkeit aus dem EU-Ausland zu arbeiten
- Einzigartige Teamatmosphäre
- flache Hierarchien zu unserem CEO Alex
- offene Feedbackkultur
- jährliche Teamworkshops auf unserem Data.Castle im Zillertal
- gelebtes Data.Musketeer Prinzip – „einer für alle, alle für einen!“
- Buddy Programm zur besseren Vernetzung
- regelmäßig stattfindende Fach- und Freizeitevents
- hundefreundliche Büros
- intensiver Onboarding- & Einarbeitungsprozess
- persönlicher Entwicklungsplan
- individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältiges Workshop- und Schulungsangebot innerhalb der Data.Academy
- Kita-Zuschuss
- Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Bezuschussung
- zahlreiche Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote
- Startguthaben in unserem internen Merchandise-Shop
- kompetitives Gehalt mit variablen Anteilen
- Mental Health & Wellbeing Support
- Coaching und Meditation durch nilo.health
- Fitness- und Yogaräume im Münchner Office
- regelmäßige Mitarbeiterumfragen
- EGYM Well Pass Mitgliedschaft mit Plus1 Option
- Fahrradleasing über Jobrad nach der Probezeit
- interne Gruppen für sportliche Aktivitäten
- kostenlose Heiß- und Erfrischungsgetränke sowie frisches Obst im Office
- Dachterrasse (Grill)
- zentrale Lage der Offices
- gute Anbindung an den Öffentlichen Nahverkehr
- Möglichkeit von anderen Standorten zu arbeiten
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Executive Assistant supporting the leadership team at The Moresby Group in Toronto. Drive operational excellence and provide strategic support in a hybrid work environment.
Unit Secretary responsible for nursing unit communication and office management tasks at PAM Health in Miamisburg, Ohio.
Entry - Level Executive Assistant supporting senior leadership at Atlantic Health Strategies. Offering administrative support and gaining real - world experience in a hybrid role.
Executive Assistant providing personal and business support to the founder of Web Spring. Involved in various organizational tasks and responsible for booking and planning.
Executive Assistant supporting senior Marketing leaders in a fast - paced environment with a focus on effective calendar management and communication. Coordinating meetings, travel, and administrative processes.
Campus Secretary at Tadlock Elementary managing clerical services and office operations. Ensuring smooth administrative processes and providing support to school staff and students.
Campus Secretary ensuring efficient operation of school administrative office at Allen Elementary. Preparing correspondence, maintaining records, and supporting students, teachers, and parents.
Executive Assistant supporting SVP in Theatrical Development & Production at Warner Bros. Discovery. Provides administrative support while managing projects, communications, and office operations.
Executive Assistant managing schedules and communications for Glass Doctor team. Coordinating department meetings and maintaining office operations in a hybrid work environment.