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Virtual Assistant connecting community members with наш specialist team at Incluso Services. Strengthening digital presence and supporting engagement for disability and NDIS participants.
About the role
- Senior Executive Assistant supporting two Tribes with administrative tasks at Alexander Thamm GmbH. Managing schedules, budget tracking, and technical onboarding in a hybrid work environment.
Responsibilities
- Unterstützung zweier Tribes in allen administrativen und organisatorischen Themen
- Termin Management und Korrespondenzführung für unsere Tribe Leads
- Durchführung von PMO-Tätigkeiten inklusive Staffing, Anlegen und aktuell halten von Meilensteinen, Budget Tracking etc.
- Prüfung von Tribe-internen KPIs (Staffing, Chargeability, Stundenbuchungen etc.)
- Technischer Onboarding Support beim Kunden (Zugänge, Bestellungen virtueller Maschinen, Troubleshooting bei der Arbeitsfähigkeit, Anmeldung und Organisation von Kunden Trainings auf deren Plattformen und Portalen etc.)
- Erstellung von Reiseplanungen und Reisekostenabrechnungen
- Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Kundenterminen und Workshops
- Selbständige Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen und Dokumentationen in deutscher und englischer Sprache
- Recherche Arbeiten zur operativen und strategischen Unterstützung der Tribes
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Ausbildungs- bzw. Studienabschluss
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion (m/w/d)
- Ausgeprägte Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten sowie eine strukturierte, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Maß an Organisationstalent kombiniert mit schneller Auffassungsgabe und ausgeprägter Detailgenauigkeit
- Sehr gute Kommunikationsstärke sowie diplomatisches Geschick im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer und routinierter Umgang mit dem gesamten MS-Office-Paket (insbesondere mit Excel und PowerPoint)
- Repräsentatives, souveränes und stets freundliches Auftreten
- Hohe Einsatzbereitschaft, Loyalität sowie ein ausgeprägtes Verantwortungs- und Vertrauensbewusstsein
- Hohe Affinität zu Digitalisierung, Daten, Künstlicher Intelligenz sowie zum Einsatz moderner IT- und Assistenzsysteme
Benefits
- Work-Life-Balance
- Vertrauensarbeitszeit mit flexibler Arbeitszeitgestaltung
- hybrides Arbeitsmodell
- workation – nutze die Möglichkeit aus dem EU-Ausland zu arbeiten
- Einzigartige Teamatmosphäre
- flache Hierarchien zu unserem CEO Alex
- offene Feedbackkultur
- jährliche Teamworkshops auf unserem Data.Castle im Zillertal
- gelebtes Data.Musketeer Prinzip – „einer für alle, alle für einen!“
- Buddy Programm zur besseren Vernetzung
- regelmäßig stattfindende Fach- und Freizeitevents
- hundefreundliche Büros
- intensiver Onboarding- & Einarbeitungsprozess
- persönlicher Entwicklungsplan
- individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältiges Workshop- und Schulungsangebot innerhalb der Data.Academy
- Kita-Zuschuss
- Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Bezuschussung
- zahlreiche Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote
- Startguthaben in unserem internen Merchandise-Shop
- kompetitives Gehalt mit variablen Anteilen
- Mental Health & Wellbeing Support
- Coaching und Meditation durch nilo.health
- Fitness- und Yogaräume im Münchner Office
- regelmäßige Mitarbeiterumfragen
- EGYM Well Pass Mitgliedschaft mit Plus1 Option
- Fahrradleasing über Jobrad nach der Probezeit
- interne Gruppen für sportliche Aktivitäten
- kostenlose Heiß- und Erfrischungsgetränke sowie frisches Obst im Office
- Dachterrasse (Grill)
- zentrale Lage der Offices
- gute Anbindung an den Öffentlichen Nahverkehr
- Möglichkeit von anderen Standorten zu arbeiten
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Secretary providing administrative support to the New Airport Development Project team at Bureau Veritas. Responsible for correspondence management, meeting coordination, and records management.
Assistent der Geschäftsführung verantwortlich für administrative Aufgaben und Koordination der Geschäftsführung in Berlin. Unterstützung durch Kommunikation und Organisation in einem Hybrid - Arbeitsumfeld.
Senior Executive Assistant supporting the Office of Strategy Management at Vizient. Managing complex calendars and coordinating initiatives for senior leaders in a healthcare organization.
Executive Assistant managing daily schedules and facilitating communication for senior leadership at CVS Health. Involved in travel arrangements, meeting coordination, and special projects.
Clerical support role providing administrative assistance to health services management team at Shared Health. Managing scheduling and employee profiles for the Provincial Travel Team.
Executive Assistant providing administrative support to Brixmor's Chief Financial Officer and other executives. Managing schedules, communications, and confidential information in a hybrid work environment.
Secretary in child and youth welfare supporting daily administrative tasks in the Hilden office. Engaging in structured work with responsibilities in office organization and visitor management.
Executive Assistant providing support to the Managing Director at Top Down Ventures, enhancing organizational effectiveness and coordinating multiple initiatives.
Virtual Assistant supporting AU Insurance operations for hammerjack. Managing client records and communications in a hybrid work environment.