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Secretary Specialist at Florida Department of Children and Families performing routine clerical tasks and supporting case management functions. Handling inquiries, correspondence, and record maintenance.
About the role
- Senior Executive Assistant supporting two Tribes with administrative tasks at Alexander Thamm GmbH. Managing schedules, budget tracking, and technical onboarding in a hybrid work environment.
Responsibilities
- Unterstützung zweier Tribes in allen administrativen und organisatorischen Themen
- Termin Management und Korrespondenzführung für unsere Tribe Leads
- Durchführung von PMO-Tätigkeiten inklusive Staffing, Anlegen und aktuell halten von Meilensteinen, Budget Tracking etc.
- Prüfung von Tribe-internen KPIs (Staffing, Chargeability, Stundenbuchungen etc.)
- Technischer Onboarding Support beim Kunden (Zugänge, Bestellungen virtueller Maschinen, Troubleshooting bei der Arbeitsfähigkeit, Anmeldung und Organisation von Kunden Trainings auf deren Plattformen und Portalen etc.)
- Erstellung von Reiseplanungen und Reisekostenabrechnungen
- Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Kundenterminen und Workshops
- Selbständige Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Protokollen und Dokumentationen in deutscher und englischer Sprache
- Recherche Arbeiten zur operativen und strategischen Unterstützung der Tribes
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbarer Ausbildungs- bzw. Studienabschluss
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion (m/w/d)
- Ausgeprägte Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten sowie eine strukturierte, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohe Maß an Organisationstalent kombiniert mit schneller Auffassungsgabe und ausgeprägter Detailgenauigkeit
- Sehr gute Kommunikationsstärke sowie diplomatisches Geschick im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer und routinierter Umgang mit dem gesamten MS-Office-Paket (insbesondere mit Excel und PowerPoint)
- Repräsentatives, souveränes und stets freundliches Auftreten
- Hohe Einsatzbereitschaft, Loyalität sowie ein ausgeprägtes Verantwortungs- und Vertrauensbewusstsein
- Hohe Affinität zu Digitalisierung, Daten, Künstlicher Intelligenz sowie zum Einsatz moderner IT- und Assistenzsysteme
Benefits
- Work-Life-Balance
- Vertrauensarbeitszeit mit flexibler Arbeitszeitgestaltung
- hybrides Arbeitsmodell
- workation – nutze die Möglichkeit aus dem EU-Ausland zu arbeiten
- Einzigartige Teamatmosphäre
- flache Hierarchien zu unserem CEO Alex
- offene Feedbackkultur
- jährliche Teamworkshops auf unserem Data.Castle im Zillertal
- gelebtes Data.Musketeer Prinzip – „einer für alle, alle für einen!“
- Buddy Programm zur besseren Vernetzung
- regelmäßig stattfindende Fach- und Freizeitevents
- hundefreundliche Büros
- intensiver Onboarding- & Einarbeitungsprozess
- persönlicher Entwicklungsplan
- individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältiges Workshop- und Schulungsangebot innerhalb der Data.Academy
- Kita-Zuschuss
- Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Bezuschussung
- zahlreiche Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote
- Startguthaben in unserem internen Merchandise-Shop
- kompetitives Gehalt mit variablen Anteilen
- Mental Health & Wellbeing Support
- Coaching und Meditation durch nilo.health
- Fitness- und Yogaräume im Münchner Office
- regelmäßige Mitarbeiterumfragen
- EGYM Well Pass Mitgliedschaft mit Plus1 Option
- Fahrradleasing über Jobrad nach der Probezeit
- interne Gruppen für sportliche Aktivitäten
- kostenlose Heiß- und Erfrischungsgetränke sowie frisches Obst im Office
- Dachterrasse (Grill)
- zentrale Lage der Offices
- gute Anbindung an den Öffentlichen Nahverkehr
- Möglichkeit von anderen Standorten zu arbeiten
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Executive Assistant supporting the CEO with organizing and prioritizing work tasks while ensuring effective communication. Involves hybrid work in a modern company.
Executive Assistant supporting CEO and Executive Leadership Team at QS, enhancing effectiveness and driving impact in international higher education services.
Sekretär/in in Teilzeit zur Unterstützung des Sekretariats in einem Universitätsklinikum. Fokussiert auf Organisation und Koordination im Bereich Kindergynäkologie.
Assistant Corporate Secretary supporting the governance of boards at SMBC Americas Holdings, Inc. Managing legal and corporate governance duties for BHC and related subsidiaries.
Secretary role supporting HR functions at Stiftung Oper in Berlin. Key tasks include administrative support and management of HR - related inquiries and documentation.
FA
Chargé(e) de coordination et de développement au sein d’une formation pour secrétaires médicales. Sélection de candidats et développement de partenariats dans le secteur médical.
Unit Secretary for Inpatient Pediatric Psychiatry unit at VCU Health. Performing clerical tasks and facilitating patient and unit activities with focus on child and adolescent care.
Executive Assistant to the WRI Director at Lloyds Banking Group. Providing high impact support and managing executive office operations with a focus on ethical decision - making.
Secretary I providing entry - level to intermediate administrative and clerical support in a professional office environment. Responsibilities include document preparation and office coordination.