Internship in administration supporting mining operations and procurement processes at a sustainable construction materials company. Engaging in SAP usage and assisting with various administrative tasks.
About the role
- Sales Administrator managing order flow and ensuring compliance for public tenders. Supporting the Finance & Operations Manager at Theodo GovTech in Paris.
Responsibilities
- Collecter les bons de commande avant démarrage ou poursuite des missions
- Vérifier leur conformité (entité juridique, périmètre, TJM, volumes, périodes, conditions de facturation)
- Assurer la cohérence entre contrats, avenants et missions en cours
- Suivre les montants consommés vs montants commandés
- Alerter en cas de dépassement ou d’anomalie
- Garantir un archivage rigoureux
- Piloter la complétion des feuilles de temps
- Relancer en cas de retard ou d’erreur
- Vérifier la cohérence des temps saisis
- Valider les feuilles de temps en vue de la facturation, en lien avec le responsable budgétaire
- Préparer et générer les factures (récurrentes et ponctuelles)
- Vérifier leur conformité avec les bons de commande, contrats et avenants, temps validés
- Contrôler le TJM, périodes, entités juridiques et mentions légales
- Récupérer les PV de livraison si nécessaires
- Respecter l’échéancier de facturation
- Envoyer selon les modalités client (plateformes publiques, Chorus Pro, etc.)
- Suivre les statuts d’acceptation
- Gérer les retours et demandes de correction
- Suivre les échéances de paiement
- Relancer les clients (email / téléphone)
- Coordonner la résolution des litiges
- Escalader les situations à risque
- Constituer administrativement les dossiers de réponse
- Préparer les documents contractuels (y compris en groupement)
- Collecter les documents des partenaires si besoin
- Vérifier la conformité des pièces
- Déposer les dossiers sur les plateformes publiques
Requirements
- Diplômé à minima d’une Licence en Comptabilité
- 2 à 6 ans d’expérience en Administration des ventes
- Maîtrise d’un ERP (Oracle ou NetSuite idéalement)
- Notions comptables solides
- Bonne compréhension du cycle contractuel client
Benefits
- Actionnariat salarié pour être associé à la réussite du groupe
- Prime d’intéressement indexée sur la croissance de Theodo
- Budget matériel pour t’équiper (ordinateur, smartphone, écouteurs…)
- 5 semaines + 8 à 12 RTT/an
- Mutuelle prise en charge à 50%
- Carte ticket-restaurants Swile
- Aides et places en crèche réservées
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Tech skills
Location requirements
Junior Sales Administration Analyst at Aché Laboratories contributing to various sales processes. Requires experience in pharmaceutical industry and proficiency in SAP for order management.
IT - Systemadministrator responsible for administration and configuration of IT systems in Mainz. Ensuring smooth IT operations and implementing security measures for applications and services.
IT - Support/Systemadministration role at GLP medical services GmbH in Hamburg. Responsible for customer support and IT system operations.
Business Administration & Accounting role at ENERDOMO, a leader in energy consulting. Responsibilities include invoice processing, financial reporting, and project management support.
Administration & Sales Intern supporting operations and client relations in a healthtech startup. Engaging in administrative tasks for smooth patient care services with a focus on innovative health solutions.
Windows System Administrator at Voquz IT - Solutions ensuring stable operations of the server landscape. Collaborating with the team on Microsoft and virtualization environments.
Sales Administrator managing client onboarding and billing processes at Theodo, a digital product development company. Ensuring compliance and accuracy in client accounts and financial operations.
Business Administrator supporting the East Sussex Education Division to deliver excellent services for children and families. Join a diverse administrative team with opportunities for growth and development.
Receptionist/Office Administrator serving as the main point of contact in the Adelaide office. Handling visitor inquiries and supporting office operations while maintaining professionalism.