Hybrid Personal / Executive Assistant – E-Commerce Startup

Posted 3 weeks ago

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About the role

  • Executive Assistant supporting management in E-Commerce startup with a hybrid work model. Involves project management, strategic support, and personal assistance responsibilities.

Responsibilities

  • Persönliche & Executive Assistenz
  • Ganzheitliche Termin-, Kalender- und Reiseplanung für die Geschäftsleitung
  • Vorbereitung, Nachbereitung und Koordination von Meetings inkl. Follow-ups
  • Strukturierung und Priorisierung der E-Mail-Kommunikation
  • Sicherstellung von Fokuszeiten und reibungsloser Abstimmung mit Stakeholdern
  • Büro- & Organisationsmanagement
  • Organisation und Optimierung administrativer Abläufe
  • Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Büroprozessen
  • Koordination externer Dienstleister und Sicherstellung eines funktionierenden Office-Setups
  • Projektmanagement & Sonderaufgaben
  • Unterstützung und eigenständige Umsetzung ausgewählter Projekte (z. B. Admin, HR, Organisation)
  • Mitwirkung bei internen Events, Meetings und Sonderaufgaben
  • Aufbereitung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen
  • Unterstützung der Geschäftsleitung bei strategischen Themen
  • Erstellung von Präsentationen, Reports und Analysen
  • Recherche und Vorbereitung entscheidungsreifer Vorschläge

Requirements

  • Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch
  • Starke Kommunikationsfähigkeit auf allen Ebenen
  • Proaktivität & Eigeninitiative - Du siehst, was gebraucht wird
  • Diskretion & Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
  • Analytisches und strategisches Denken
  • Belastbarkeit & Multitasking-Fähigkeit in einem dynamischen Umfeld
  • Digitale Affinität (Tools, Prozesse, Automatisierung)
  • Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse.

Benefits

  • Work & Travel: Arbeite bis zu 30 Tage im Jahr aus dem EU-Ausland – Freiheit und Flexibilität im Einklang.
  • Finanzielle Sicherheit: Wir übernehmen 100 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
  • Gesundheit & Balance: Profitiere von einer EGYM Wellpass Mitgliedschaft für nur 25 €/Monat – für Fitness, Gesundheit und mentale Stärke.
  • Mitarbeiterrabatte : Exklusive Vergünstigungen auf unsere eigenen Marken und Produkte.
  • Weiterentwicklung : Jährliches Weiterbildungsbudget, damit du fachlich und persönlich wachsen kannst.
  • Arbeitsumfeld : hybrides Arbeitsmodell mit modernem Equipment (MacBook & Co.) für produktives Arbeiten.
  • Kultur : Wir leben eine moderne, werteorientierte Unternehmenskultur mit viel Eigenverantwortung, kurzen Entscheidungswegen und echter Hands-on-Mentalität.
  • Teamspirit : Regelmäßige Offsites & Teamevents, die Raum für Austausch, Spaß und gemeinsames Wachstum schaffen.

Job title

Personal / Executive Assistant – E-Commerce Startup

Job type

Experience level

Mid levelSenior

Salary

Not specified

Degree requirement

Bachelor's Degree

Location requirements

HybridGermany

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