About the role

Operations Manager for Lingoda managing educational service operations. Focus on process optimization and stakeholder communication in Berlin or hybrid.

Responsibilities

Deine Berufserfahrung anwendest, um operative Prozesse aufzusetzen, tägliche Aufgaben zuverlässig und effizient umzusetzen und bestehende Abläufe kontinuierlich zu optimieren.
Prozessprobleme oder Engpässe erkennst, diese bei Bedarf eskalierst und die Einhaltung interner Qualitätsstandards sicherst.
Deine Kommunikationsstärke einsetzt, um Interessenten und Kursteilnehmer*innen über verschiedene Kanäle (E-Mail, Chat, Telefon, virtuelle Meetings) zu unterstützen. Du stellst eine hervorragende Kundenerfahrung sicher, koordinierst die Kommunikation zwischen Teams und eskalierst komplexe Anfragen bei Bedarf an zuständige Stellen.
Mit Stakeholdern und Kooperationspartnern zusammenarbeitest, um operative Aufgaben wie die Unterstützung bei der Organisation von Kursen, die Erstellung von Reports oder die Vorbereitung von Unterlagen für interne Stakeholder zu übernehmen.
Interne Systeme pflegst, Daten aktualisierst und Planungsdokumente wie Kursmeldungen oder Ressourcenpläne kontinuierlich auf dem neuesten Stand hältst.
Berichte und Dokumentationen pflegst und aktiv Vorschläge zur Prozessoptimierung einbringst.
Die Einführung neuer Tools und Systeme unterstützt und zu einer reibungslosen Umsetzung beiträgst.

Eine kaufmännische oder administrative Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie 2–4 Jahre Berufserfahrung im Operations-, Verwaltungs- oder Projektumfeld, idealerweise im Bildungs- oder Gesundheitswesen.
Sicherer Umgang mit Kunden und Kooperationspartnern über E-Mail, Chat, Telefon und virtuelle Meetings.
Strukturierte, selbstständige und effiziente Arbeitsweise mit ausgeprägter Organisationsfähigkeit und hoher Detailgenauigkeit, auch unter Zeitdruck.
Fähigkeit, Verbesserungspotenziale zu analysieren, Ineffizienzen zu erkennen und Maßnahmen zur Prozessoptimierung umzusetzen.
Grundkenntnisse im Datenmanagement und Reporting sowie Erfahrung in der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit.
Sicherer Umgang mit CRM-Systemen, Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello) und Office-/G-Suite-Anwendungen.
Frühzeitiges Erkennen von Problemen, eigenständige Entwicklung von Lösungen und zuverlässige, präzise Umsetzung operativer Aufgaben.
Fähigkeit, Stakeholder informiert und abgestimmt zu halten sowie effektiv mit anderen Teams zusammenzuarbeiten.
Sicherstellung korrekter und aktueller Dokumentation in allen relevanten Systemen und Prozessen.
Arbeiten vor Ort im Büro in Berlin ist erforderlich (hybrid).
Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und fließendes Englisch; weitere Sprachen sind von Vorteil.

Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!
Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!
Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen
Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!
Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins
Bildungsfonds, weil wir wollen, dass unsere Mitarbeitenden wachsen
**Kostenloser** Zugang zu unseren Sprachkursen
Programme für psychische Gesundheit
Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen
Vergünstigte Urban Sports-Mitgliedschaften (EU-weit)
ÖPNV-Rabatte in Berlin
30 Urlaubstage im Jahr
Kostenlose Snacks und Getränke im Büro
Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)
Flexible Arbeitszeiten