Procurement Trainee assisting in procurement operations and vendor communication. Gaining exposure to procurement workflows and best practices in a hybrid work environment.
FE
Hybrid Referent der Verwaltungsleitung – Einkauf, Vergabe
Posted 2 weeks ago
About the role
- Referent der Verwaltungsleitung mit Schwerpunkt Einkauf und Vergabe im internationalen Forschungsinstitut. Verantwortlich für Projekte, Vergaben, und Schulungen in Berlin.
Responsibilities
- Selbstständige Konzeption und Umsetzung institutsweiter Verwaltungsprojekte einschließlich Dokumentation und Digitalisierung, sowie Schulungen der Mitarbeitenden zu den Projekten auf Deutsch und Englisch
- Durchführung von Vergabeverfahren für zentral benötigte Dienstleistungen
- Vertretung der Verwaltungsleitung in internen und institutsübergreifenden Gremien
- Mitbetreuung der Auszubildenden im Bereich Büromanagement
- Beratung der Mitarbeitenden der wissenschaftlichen Abteilungen zu Vergabeverfahren: Durchführung von Marktrecherchen sowie Unterstützung bei Leistungsbeschreibungen und Vergabekriterien
- Abstimmung mit der zentralen Verwaltung des Forschungsverbunds Berlin zu Vergabefragen
- Konzeption und Durchführung von Schulungen und Informationsveranstaltungen zu Einkauf/Vergabe
- Unterstützung des Einkaufsteams in Phasen besonders hoher Auslastung: Prüfung und Freigabe elektronischer Beschaffungsaufträge
- Kontrolle von Auftragsbestätigungen und Auslösung von Bestellungen bis 10 T€
- Rechnungsprüfung, Klärung von Differenzen und Bearbeitung des elektronischen Rechnungsbuchs
- Kontrolle und Buchung von Wareneingängen
- Bearbeitung von Import-, Zoll-, Regress- und Gewährleistungsfällen
- Verwaltung des Anlagevermögens inkl. Abschreibungen und Aussonderungen
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossenen Hochschulabschluss im kaufmännischen oder juristischen Bereich oder abgeschlossene Berufsausbildung mit gleichwertigen, über Berufserfahrung erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung an Hochschulen oder öffentlichen Forschungseinrichtungen
- Ausgeprägte Fähigkeit, sich in neue und breit gefächerte Themen schnell und selbstständig einzuarbeiten
- Fähigkeit, sowohl selbstständig und eigenverantwortlich als auch im Teamgefüge zu arbeiten
- Sehr gute Kommunikations- und Präsentationskompetenz
- Kenntnisse der Arbeitsweisen in den Natur- und Lebenswissenschaften
- Erfahrung in der Planung und Umsetzung größerer Projekte
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung im Vergaberecht für öffentliche Aufträge: VOL A/B, UVgO, europäisches Vergaberecht
- Erfahrung in der Durchführung von Einkaufsvorgängen
- Kenntnisse und Erfahrung im Zuwendungs- und Haushaltsrecht
- hohe Motivation und Belastbarkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
- Hohe IT-Affinität
- Ein abgeschlossener Lehrgang nach AEVO ist von Vorteil.
Benefits
- Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielräumen in einem international geprägten und dynamischen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld
- Eine umfassende Einarbeitung und ein funktionierendes Team, das Sie gerne unterstützt.
- Arbeiten auf Augenhöhe zwischen allen Beteiligten und ein respektvolles Miteinander im Team.
- Ein Arbeitsverhältnis mit 31,2 Wochenstunden (80%) in Gleitzeit.
- Eine Vergütung nach dem öffentlichen Tarifrecht TVöD (Bund), mit Jahressonderzahlung.
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VWL).
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr, zusätzlich sind der 24.12. und 31.12. arbeitsfrei.
- Hervorragende Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel: Stationen Friedrichsfelde (U5), Friedrichsfelde-Ost (S5, S7, S75) sowie drei Straßenbahnlinien und mehrere Buslinien.
- Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket.
- Kostenloser Eintritt in den Tierpark (aktuelle Vereinbarung zwischen Leibniz-IZW und Tierpark Berlin) von Montag bis Freitag.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Customer Success Manager for Procurement SaaS solutions, ensuring successful outcomes for public sector clients. Collaborating with cross - functional teams and building relationships with key stakeholders.
Customer Success Manager for Euna Solutions ensuring B2B SaaS customer satisfaction in the public sector. Collaborating cross - functionally to maximize customer value and build lasting relationships.
Senior Consultant in Family Office Outsourcing overseeing accounting operations for clients. Managing investment, fund, and trust accounting while leading a team of accountants.
Consultant II managing day - to - day accounting operations for family office outsourcing. Supporting financial reporting and investment accounting for multiple entities with senior - level communication.
Accounting Consultant managing financial processes for diverse clients at Armanino. Delivering timely financial statements and high quality client services in accounting operations.
Leiter im Einkauf für Bau - und Planungsleistungen bei der Messe Berlin. Verantwortlich für die Führung des Einkaufsteams und Optimierung der Beschaffungsprozesse.
Category Manager for Alliances at HP Store overseeing Qualcomm partnership and driving strategic growth initiatives. Responsible for revenue performance, go - to - market execution, and stakeholder management.
Procurement & Category Specialist responsible for operational purchasing and product portfolio management at api GmbH. Focused on supply chain optimization and cross - department collaboration in Baesweiler.
Procurement specialist responsible for operational procurement of materials for HoffmannGlas. Ensuring compliance with procurement policies and maintain supplier relations in a production environment.