Procurement Specialist procuring manufacturing materials and supplies for STULZ. Managing vendor performance and coordinating with multiple internal departments to ensure uninterrupted material flow.
FE
Hybrid Referent der Verwaltungsleitung – Einkauf, Vergabe
Posted 2 months ago
About the role
- Referent der Verwaltungsleitung mit Schwerpunkt Einkauf und Vergabe im internationalen Forschungsinstitut. Verantwortlich für Projekte, Vergaben, und Schulungen in Berlin.
Responsibilities
- Selbstständige Konzeption und Umsetzung institutsweiter Verwaltungsprojekte einschließlich Dokumentation und Digitalisierung, sowie Schulungen der Mitarbeitenden zu den Projekten auf Deutsch und Englisch
- Durchführung von Vergabeverfahren für zentral benötigte Dienstleistungen
- Vertretung der Verwaltungsleitung in internen und institutsübergreifenden Gremien
- Mitbetreuung der Auszubildenden im Bereich Büromanagement
- Beratung der Mitarbeitenden der wissenschaftlichen Abteilungen zu Vergabeverfahren: Durchführung von Marktrecherchen sowie Unterstützung bei Leistungsbeschreibungen und Vergabekriterien
- Abstimmung mit der zentralen Verwaltung des Forschungsverbunds Berlin zu Vergabefragen
- Konzeption und Durchführung von Schulungen und Informationsveranstaltungen zu Einkauf/Vergabe
- Unterstützung des Einkaufsteams in Phasen besonders hoher Auslastung: Prüfung und Freigabe elektronischer Beschaffungsaufträge
- Kontrolle von Auftragsbestätigungen und Auslösung von Bestellungen bis 10 T€
- Rechnungsprüfung, Klärung von Differenzen und Bearbeitung des elektronischen Rechnungsbuchs
- Kontrolle und Buchung von Wareneingängen
- Bearbeitung von Import-, Zoll-, Regress- und Gewährleistungsfällen
- Verwaltung des Anlagevermögens inkl. Abschreibungen und Aussonderungen
Requirements
- Erfolgreich abgeschlossenen Hochschulabschluss im kaufmännischen oder juristischen Bereich oder abgeschlossene Berufsausbildung mit gleichwertigen, über Berufserfahrung erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung an Hochschulen oder öffentlichen Forschungseinrichtungen
- Ausgeprägte Fähigkeit, sich in neue und breit gefächerte Themen schnell und selbstständig einzuarbeiten
- Fähigkeit, sowohl selbstständig und eigenverantwortlich als auch im Teamgefüge zu arbeiten
- Sehr gute Kommunikations- und Präsentationskompetenz
- Kenntnisse der Arbeitsweisen in den Natur- und Lebenswissenschaften
- Erfahrung in der Planung und Umsetzung größerer Projekte
- Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung im Vergaberecht für öffentliche Aufträge: VOL A/B, UVgO, europäisches Vergaberecht
- Erfahrung in der Durchführung von Einkaufsvorgängen
- Kenntnisse und Erfahrung im Zuwendungs- und Haushaltsrecht
- hohe Motivation und Belastbarkeit
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
- Hohe IT-Affinität
- Ein abgeschlossener Lehrgang nach AEVO ist von Vorteil.
Benefits
- Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielräumen in einem international geprägten und dynamischen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld
- Eine umfassende Einarbeitung und ein funktionierendes Team, das Sie gerne unterstützt.
- Arbeiten auf Augenhöhe zwischen allen Beteiligten und ein respektvolles Miteinander im Team.
- Ein Arbeitsverhältnis mit 31,2 Wochenstunden (80%) in Gleitzeit.
- Eine Vergütung nach dem öffentlichen Tarifrecht TVöD (Bund), mit Jahressonderzahlung.
- Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VWL).
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, 30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr, zusätzlich sind der 24.12. und 31.12. arbeitsfrei.
- Hervorragende Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel: Stationen Friedrichsfelde (U5), Friedrichsfelde-Ost (S5, S7, S75) sowie drei Straßenbahnlinien und mehrere Buslinien.
- Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket.
- Kostenloser Eintritt in den Tierpark (aktuelle Vereinbarung zwischen Leibniz-IZW und Tierpark Berlin) von Montag bis Freitag.
Job title
Job type
Experience level
Salary
Not specified
Degree requirement
Location requirements
Procurement Specialist procuring manufacturing materials and MRO items from various suppliers. Responsible for vendor performance monitoring and maintaining inventory levels to ensure uninterrupted material flow.
Leads procurement and category management for Red Sea Coastal Trading Company, driving strategic sourcing and supplier relationship management across complex projects.
Lead project execution and drive innovation within procurement function at ABB across global stakeholders, ensuring effective collaboration and deliverables.
Procurement Manager at Sandoz, providing cross - divisional category expertise and managing supplier relations in India. Leading strategy execution in procurement processes with measurable value delivery.
Sourcing Planner optimizing supply chain operations for Coca - Cola Consolidated. Collaborating across departments to drive efficiencies and support production planning.
Purchasing Coordinator responsible for supplier onboarding and purchase orders at G&W Electric. Collaborating with cross - functional teams to achieve positive outcomes in supply chain management.
Senior Advisor in Procurement at Desjardins focused on negotiating strategic agreements and managing procurement initiatives. Involves extensive collaboration with stakeholders and senior management.
Purchasing and procurement advisor finalizing agreements with partners for goods and services at Desjardins. Analyze client needs and implement cost - cutting and performance improvement recommendations while representing the unit before committees.
Procurement Analyst Intern at Cloudflare improving company spending tracking and performance metrics through data integrity and visualization. Engaging in dashboard development and procurement process analysis.