About the role

Referent*in der Verwaltungsleitung managing procurement and awarding processes for Leibniz-IZW. Supporting departmental projects and providing guidance to scientific department staff in compliance matters.

Responsibilities

Projekt- und Leitungsunterstützung: Selbstständige Konzeption und Umsetzung institutsweiter Verwaltungsprojekte einschließlich Dokumentation und Digitalisierung, sowie Schulungen der Mitarbeitenden zu den Projekten auf Deutsch und Englisch
Durchführung von Vergabeverfahren für zentral benötigte Dienstleistungen
Vertretung der Verwaltungsleitung in internen und institutsübergreifenden Gremien
Mitbetreuung der Auszubildenden im Bereich Büromanagement
Beratung der Mitarbeitenden der wissenschaftlichen Abteilungen zu Vergabeverfahren: Durchführung von Marktrecherchen sowie Unterstützung bei Leistungsbeschreibungen und Vergabekriterien
Abstimmung mit der zentralen Verwaltung des Forschungsverbunds Berlin zu Vergabefragen
Konzeption und Durchführung von Schulungen und Informationsveranstaltungen zu Einkauf/Vergabe
Einkauf, Beschaffung/ Rechnungswesen und Inventar: Unterstützung des Einkaufsteams in Phasen besonders hoher Auslastung: Prüfung und Freigabe elektronischer Beschaffungsaufträge
Kontrolle von Auftragsbestätigungen und Auslösung von Bestellungen bis 10 T€
Rechnungsprüfung, Klärung von Differenzen und Bearbeitung des elektronischen Rechnungsbuchs
Kontrolle und Buchung von Wareneingängen
Bearbeitung von Import-, Zoll-, Regress- und Gewährleistungsfällen
Verwaltung des Anlagevermögens inkl. Abschreibungen und Aussonderungen

Erfolgreich abgeschlossenen Hochschulabschluss im kaufmännischen oder juristischen Bereich oder abgeschlossene Berufsausbildung mit gleichwertigen, über Berufserfahrung erworbenen Kenntnissen und Fähigkeiten
Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung an Hochschulen oder öffentlichen Forschungseinrichtungen
Ausgeprägte Fähigkeit, sich in neue und breit gefächerte Themen schnell und selbstständig einzuarbeiten
Fähigkeit, sowohl selbstständig und eigenverantwortlich als auch im Teamgefüge zu arbeiten
Sehr gute Kommunikations- und Präsentationskompetenz
Kenntnisse der Arbeitsweisen in den Natur- und Lebenswissenschaften
Erfahrung in der Planung und Umsetzung größerer Projekte
Umfangreiche Kenntnisse und Erfahrung im Vergaberecht für öffentliche Aufträge: VOL A/B, UVgO, europäisches Vergaberecht
Erfahrung in der Durchführung von Einkaufsvorgängen
Kenntnisse und Erfahrung im Zuwendungs- und Haushaltsrecht
hohe Motivation und Belastbarkeit
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Versierter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
Hohe IT-Affinität
Ein abgeschlossener Lehrgang nach AEVO ist von Vorteil

Eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsspielräumen in einem international geprägten und dynamischen wissenschaftlichen Arbeitsumfeld
Eine umfassende Einarbeitung und ein funktionierendes Team, das Sie gerne unterstützt.
Arbeiten auf Augenhöhe zwischen allen Beteiligten und ein respektvolles Miteinander im Team.
Ein Arbeitsverhältnis mit 31,2 Wochenstunden (80%) in Gleitzeit.
Eine Vergütung nach dem öffentlichen Tarifrecht TVöD (Bund), mit Jahressonderzahlung.
Betriebliche Altersvorsorge (VBL) und die Bezuschussung vermögenswirksamer Leistungen (VWL).
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
30 Tage Urlaub pro Kalenderjahr, zusätzlich sind der 24.12. und 31.12. arbeitsfrei.
Hervorragende Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel: Stationen Friedrichsfelde (U5), Friedrichsfelde-Ost (S5, S7, S75) sowie drei Straßenbahnlinien und mehrere Buslinien.
Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket.
Kostenloser Eintritt in den Tierpark (aktuelle Vereinbarung zwischen Leibniz-IZW und Tierpark Berlin) von Montag bis Freitag.